Três dicas de ouro para gerenciar um projeto interativo

PMI, ITIL, CMM, Cobit, Use cases, Gantt – pode esquecer tudo isso!

Vou passar — de graça — as três dicas de ouro para qualquer mortal (com idade acima de 20 anos) gerenciar um projeto interativo com sucesso e ficar bem na fita com o cliente e com a chefia.

(Este é um segredo profissional que resolvi tornar “open source”)

Primeira dica: ouça o cliente

Parece óbvio, mas nem sempre acontece. O cliente está sempre com pressa, quando não usa o tom ameaçador: “Tenho que desligar, entendeu? Me manda a proposta detalhada em 20 minutos senão já era…”.

Aí você manda aquela proposta genérica de uma página (pode ter um monte de outras páginas de blablablá explicando como você é bom, mas o que importa para o cliente é a descrição do serviço, o prazo e o custo). Errou.

A menos que você esteja desesperado para pegar o trabalho (e depois trabalhar muito mais do que imaginou), você deve entender do que o cliente precisa para poder enviar a proposta bem detalhada. Quando não puder detalhar, não pegue o trabalho!

Entender a necessidade do cliente é essencial para coordenar sua equipe. Se você não souber, como vai explicar a ela?

Outro erro clássico é o atendimento achar que sabe o que o cliente quer. Mas as vezes o atendimento é a estagiária loira (nada contra!) que acabou de ser promovida a assistente adjunta de atendimento e não sabe nem que dia da semana é hoje.

Para acertar, não tenha medo de conversar com o cliente e tirar o maior número possível de dúvidas, até conseguir propor soluções que irão atender ou superar suas necessidades.

Dica: tenha certeza de que seu contato no cliente está alinhado com a alta gestão. Com isso você evita um estresse enorme que sempre acontece quando o gerente de marketing vai mostrar o site para o presidente da empresa; que, por seu turno, está vendo tudo pela primeira vez. Basta ele falar: “Não gostei” para você ter de refazer todo o trabalho.

Depois que você entendeu o que o cliente precisa — quais são as metas com aquele trabalho — é sua obrigação ser criativo e propor estratégias e soluções incríveis que irão atingir os objetivos traçados (afinal de contas, você representa uma agência).

É evidente que tudo o que é proposto ao cliente deve ser passível de execução. Deve atender o prazo solicitado e o budget. Se for necessário, negocie com o cliente usando o famoso triângulo prazo – custo – qualidade (você só consegue fixar dois vértices, o outro irá variar inevitavelmente. Exemplo: o cliente quer o trabalho em um prazo impossível e barato; a qualidade será baixa. Ou quer o trabalho com excelente qualidade e rápido; o custo será alto. Para equilibrar os três vértices, negocie sempre um prazo razoável, com custo bom e garanta a qualidade dos serviços prestados).

Segunda dica: faça um protótipo

Esta é a mais importante das dicas. No mundo corporativo, os profissionais que hoje trabalham com internet vieram de áreas completamente diferentes. Alguns são mais ligados a tecnologia e novas mídias, outros menos.

Alguns até conseguem visualizar um produto que ainda não existe, mas a maioria só vai entender como o site funciona depois que ele já estiver pronto. Aí começam as mudanças (e o estresse, pois cada alteração irá gerar um custo adicional para o cliente e uma alteração no prazo, ou pior, você vai fazer sem alterar custo e prazo levando prejuízo e trabalhando até tarde).

No Brasil só há uma maneira de não ter retrabalho e garantir para o cliente que você entendeu o que ele precisa e que irá atender suas necessidades: fazendo um protótipo.

A prototipagem (ou construção de wireframes) é muito mais rápida de ser alterada (do que o produto final) e envolve somente o trabalho de um profissional, e não de toda a equipe de programadores e designers.

É como fazer uma maquete de um prédio para apresentar ao cliente ao invés de mostrar plantas e desenhos técnicos que ele não irá entender.

Terceira dica: minta

Se você fez uso da 2ª dica e fez o protótipo, meus parabéns. Você tem uns 80% de chance de ser bem-sucedido.

Os outros 20% dependem somente de uma coisa: você deve mentir descaradamente. Você deve mentir para a sua equipe.

Passe para a equipe um prazo (bem) menor do que o prazo que você combinou com o cliente. E nunca, mas nunca, deixe que saibam. Se souberem que você faz isso com frequência, os programadores (que são inteligentes, mas às vezes usam essa habilidade para te enrolar) irão se acostumar e passar a contar com aquele prazo adicional. Você deve continuar mentindo.

Diga que a reunião de apresentação para o cliente é na terça às 11h, e somente às 10h45 avise a todos que o cliente sofreu uma congestão e resolveu remarcar a reunião para a quinta-feira às 17h — que já eram o dia e o horário combinados.

Essa é uma boa prática (que inclusive faz parte do PMBOK). Quando possível tenha dois cronogramas, um combinado com o cliente — com entregas parciais, e outro com a equipe — mais curto. Muitas vezes é necessário mentir para seu chefe também: ninguém pode saber seu segredo, senão “vaza” e você fica desmoralizado para sempre, não podendo mais usar essa técnica.

O atendimento (ou o gerente de projetos) é sempre aquele incompetente que não consegue entregar o trabalho no prazo (na visão do cliente), ou o chato que fica cobrando todo mundo (na visão dos funcionários). Usando esta técnica você fica bem com os dois lados: consegue mais tempo para que terminem o trabalho (na visão dos funcionários) e entrega o trabalho no prazo (na visão do cliente).

Se você tiver uma equipe madura talvez não seja necessário utilizar a 3ª dica desta maneira (mentir sobre o prazo real). Poderá fazer um cronograma interno e outro para o cliente e sua equipe saberá a importância de atender os prazos internamente (mas isso funciona mais em software houses do que em agências interativas).

É claro que se você estudar, implementar novas técnicas de gestão de projetos, melhorar processos, motivar a equipe, etc. Tudo isso irá ajudá-lo. Em conjunto com as dicas acima, é sucesso garantido.

Matéria publicada também no Webinsider.