A teoria e o mundo real na gerência de projetos

Cena real: a mulher do atendimento entra chorando no departamento de tecnologia daquela grande agência web e pergunta por que o hotsite da campanha não vai ficar pronto no prazo que o próprio departamento de tecnologia passou.

A resposta vem (do gerente de projetos): “Porque não deu tempo de terminar”.

Ela retruca: “Mas você mesmo que passou o prazo!”.

Em seguida uma série de justificativas é mencionada, como, por exemplo: o projeto não foi especificado corretamente, o prazo passado não era realista (apesar de ter sido passado pelo próprio gerente de projetos), os programadores estão atolados de trabalho e já chegaram a virar noites, estão cansados etc.

Outra situação real: contratamos uma empresa de tecnologia para desenvolver o sistema de gestão de conteúdo (CMS) de um website. Após o envio do projeto detalhado, a empresa passou um prazo: 35 dias corridos. O prazo não foi questionado.

Com o projeto atrasado há 10 dias (após 45 dias do início) e muito estresse, perguntamos ao fornecedor a real expectativa para a entrega do projeto. A resposta: levaria mais 40 dias. Como é possível levar mais tempo (40 dias) para terminar um projeto do que o tempo inicialmente estipulado para fazer o projeto todo (35 dias)?

Muita gente não entendeu a terceira dica do artigo publicado no Webinsider (Três dicas para gerenciar um projeto interativo). A dica sugere aos profissionais de atendimento e gerentes de projeto que “mintam” à equipe divulgando – por segurança – a ela um prazo menor do que o combinado com o cliente. A redação teve o objetivo de ser divertida e mostrar que na realidade é necessário se precaver, pois atrasos são comuns em projetos interativos, e manter uma margem de segurança pode ser uma boa estratégia.

É necessário provocar uma reflexão relacionada à imensa quantidade de projetos que não são entregues no prazo.

Não defendo que os profissionais sejam antiéticos (Nunca minta). Se o clima em sua empresa não for descontraído o suficiente para que você possa chegar ao programador e dizer algo do tipo: “Cara, eu vou te salvar! Como eu estava prevendo que este prazo poderia ser muito apertado para você, deixei uma margem de segurança de dois dias, então você tem mais dois dias para terminar o trabalho!”, não utilize esta técnica.

Não saia por aí mentindo. Use jogo de cintura, criatividade e flexibilidade. Manter dois prazos é uma técnica saudável que favorece a todos os envolvidos: a equipe de desenvolvimento terá uma margem de segurança para acomodar eventuais problemas, a agência conseguirá entregar mais projetos dentro do prazo, e o cliente ficará com uma ótima percepção da agência, principalmente se conseguir entregar projetos antes do prazo previsto.

É claro que nem toda agência precisa trabalhar desta forma. Se você tem uma equipe madura (como eu disse no artigo), com gestão participativa, comprometida, pode conversar com ela para decidir o que fazer em cada caso.

A maior parte dos profissionais que não entendeu esta dica não trabalha em agências. Trabalha em grandes empresas ou consultorias. Infelizmente a realidade das agências é diferente das empresas que realizam grandes projetos de tecnologia.

Primeiro porque, quando uma campanha entra no ar em rede nacional (na TV), uma tonelada de dinheiro é investida, e é necessário que a parte interativa entre no ar na mesma data. Um projeto que seria desenvolvido em quatro meses em uma software house deve ser desenvolvido em 25 dias em uma agência interativa.

A agência tem duas opções: fazer o trabalho ou perder o cliente. Muitas vezes são projetos complexos, em flash com action script e banco de dados, que envolvem interações do usuário, e em geral acabam atrasando.

Em segundo lugar porque uma agência de propaganda ou interativa é uma empresa de comunicação, e não de tecnologia.

Historicamente as agências deram muitas cabeçadas até começar a se especializar em tecnologia e gestão de projetos. A figura do “programador” foi endeusada; como ninguém entendia nada de tecnologia, os programadores tinham salários altíssimos e, muitas vezes, eram despreparados. Mas não havia ninguém na agência para avaliar a qualidade do trabalho de um programador.

Muitas agências estão sobrecarregadas, a equipe cansada e desmotivada, e mesmo assim é necessário entregar o trabalho em um prazo curto. O clima de guerra que se estabelece nas agências envolvendo equipe de desenvolvimento, gerência de projetos, atendimento e cliente não é fácil para nenhum desses profissionais.

Muitas vezes o atendimento não tem controle sobre a produção dos trabalhos. Não é ele quem impõe os prazos e também não é ele quem motiva a equipe, pois tem contato somente com o gerente de projetos – que por sua vez tem contato com os desenvolvedores. Ele confia no trabalho da equipe, que está desmotivada e não consegue entregar o trabalho no prazo.

Agora a pergunta: de quem é a culpa?

Todos reclamam muito, cada um consegue enxergar bem o seu lado. E quem está olhando a big picture?

Na próxima matéria, vamos citar as causas da confusão enorme que existe nas agências interativas e propor uma solução para elas. Vamos analisar como é possível “amadurecer” uma agência interativa.

Também publicado no Webinsider.

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